ميثاق البريد الإلكتروني

ميثاق البريد الإلكتروني - Email Charter

قد نغرق في بعض الأحيان بين الكوم الهائل من الرسائل الإلكترونية التي تصلنا في حين أن الساعات العديدة التي نقضيها في معالجة تلك الرسائل تولد عمل إضافي لأصدقائنا و زملائنا. لا يمكن عكس هذه الدوامة إلا عن طريق التعاقد المتبادل. و بالتالي هذا الميثاق..

10 قواعد لعكس دوامة البريد الإلكتروني

 1. احترام زمن التسليم
تعتبر هذه القاعدة هي الأساسية. بصفتك المُرسِل، من مسؤوليتك تقليص المدة الذي ستعالج فيها الرسالة الإلكترونية. حتى و لو كانت المعالجة تعني أخد مدة من وقتك الخاص لإرسالها.

2. قصيرة أو بطيئة لا تعني وقاحة

لنتفق على تقليص أعبائنا  بنحو متبادل. على اعتبار حجم الرسالة الإلكترونية، لا بأس إن كان الرد يستلزم مدة للوصول  أو لا يحوي أجوبة مفصلة على كل أسئلتك. لا أحد يحب الغلظة و الشدة، فلا تأخد الأمر شخصيًا. نريد فقط استرجاع حياتنا!

3. التزم بالوضوح

إبدأ في خانة الموضوع أو Subject بجملة توضح جيدًا موضوع الرسالة، قد تُشملها بتنصيف مُعَنوَن كـ [معلومات]،[عمل]، [يتطلب وقت]، [أولوية منخفضة]، إلخ. استخدم جمل خالية من الحشو الزائد. إذا كانت الرسالة الإلكترونية تحتوي على أكثر من خمس جمل، تأكد من أن الجملة الأولى تحوي الهدف الرئيسي من الرسالة. تجنب البهرجة،  الخطوط والألوان الغريبة.

4. تجنب الأسئلة المفتوحة

إرسال رسالة إلكترونية تحوي أربع فقرات طويلة من نصوص محشوة و متورمة تليها "ما رأيك؟" تعتبر مبالغة. حتى الأسئلة المفتوحة التي كُتبت بحسن نية مثل "كيف يمكنني مساعدتك؟"، قد تكون غير مُساعدة البتة. الكرم في مجال الرسائل الإلكترونية يقتضي التبسيط وتقديم أسئلة سهلة الإجابة. "أيمكنني مساعدتك بـ أ) الإتصال ب) الزيارة ج) عدم التدخل في الأمر؟!"

5. قلص الفائض في النسخ المتعددة الوجهة (نسخ كربونية) cc

النسخ المتعددة الوجهة أو النسخ الكربونية cc مثل  الأرانب في فترة التزاوج. لكل مستقبل تضيفه، تضخم بشكل مهول مجموع وقت الإستجابة. لا يجب الإستهانة بالأمر! عندما يكون هناك عدة مستقبلون، لا تستخدم من فضلك الوضع الإفتراضي 'الرد على الكل' أو 'Reply All'.  ربما كنت بحاجة لزوج من النسخ المتعددة الوجهة/الكربونية cc لترسلها للمستقبلين المعنيين بالأمر في الموضوع الرئيسي. أو لا أحد.

6. شد الموضوع

بعض الرسائل الإلكترونية يختلف معناها حسب سياق النص، الذي يعني أن إقحام رؤوس الأقلام في الرد أمر صحيح عادة. لكن من النادر أن يتم تمديد الموضوع لأكثر من 3 رسائل إلكترونية. قبل الإرسال، امح ما ليس له علاقة بصلب الموضوع. أو انظر في فكرة إجراء مكالمة هاتفية بدلاً من ذلك.

7. هاجم المرفقات

لا تستخدم ملفات صورية للشعارات "Logos" أو إمضاءات تظهر على شكل مرفقات. يضيع الوقت حين يحاول المُستقبِل أن يعرف إن كان هناك شيء يُفتح. و الأسوء هو إرسال النص كمرفق في حين كان يمكن أن يُدرج في صلب الرسالة الإلكترونية.

8. امنح هذه الهدايا: EOM NNTR

إذا أمكن التعبير عن موضوع رسالتك الإلكترونية في نصف درزينة من الكلمات، ضع في نهاية الجملة في خانة الموضوع "Subject" الإختصار (EOM (= End Of Message الذي يعني "نهاية الرسالة". هذا الإختصار يوفر للمُستقبِل الحاجة إلى فتح الرسالة إذ فهم المعنى مباشرة من الموضوع "Subject". إنهاء الملاحظة بـ"لا حاجة للرد" أو "No Need To Respond" التي تختصر بـNNTR هي لفتة كرم رائعة. الكثير من الإختصارات قد تجعل الأمر يختلط علينا بقدر ما تساعدنا، و لكن هذين الإثنين الذهبيين يستحقان الإعتماد على نطاق واسع.

9. تجنب الردود الفارغة المحتوى

لست بحاجة للرد على كل رسالة إلكترونية، لا سيما تلك التي هي في حد ذاتها ردود واضحة. رسالة إلكترونية تقول "شكرًا لملاحظتك. اعتمد علي." لا تحتاج منك الرد عليها بـ"جيد." لأنها تكلفكم 30 ثانية إضافية.

10. اقطع الإتصال!

إذا اتفقنا كلنا لقضاء وقت أقل في معالجة الرسائل الإلكترونية، سنحصل كلنا على رسائل إلكترونية أقل! انظر في فكرة أن تعتمد في المذكرة، نصف نهار في العمل حيث لا تذهب للأنترت. أو ضع التزام لنهايات أسبوع خالية من البريد الإلكتروني. أو خدمة 'رد آلي' تشير إلى هذا الميثاق. و لا تنسَ أن تستنشق أريج الورود.

________
المصدر: Save Our Inboxe! Adopt the Email Charter!

Tweet